Les dessous d'une administratrice (Québec Livresque)

À la demande de plusieurs d'entre vous (il y a longtemps), je vous ai fait un article concernant ma tâche d'administratrice. Bon, je sais que ça fait plusieurs mois que je le devais le faire, mais les informations restent pareil.

Il y a 3 choses hyper sérieuses qui faut savoir sur les admins :P
1- Il n’y a absolument pas de mode d’emploi
2- J’improvise depuis 2013
3- Il faut avoir confiance en soi, avoir des idées , savoir organiser et avec ça n’importe qui peut rocker un groupe
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Je parle de mon expérience, mais personnes a besoin d’en avoir pour être admin. J’ajouterais aussi qu’il faut du temps! Non seulement pour gérer le groupe en général, mais aussi pour les activités!
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Au quotidien...

​Une activité en moyenne peut me prendre facilement 2 heures à organiser. Par exemple, pour le Pige m’en 3 #2, designer sa bannière m’a pris environ 45 minutes à 1 heure (et je savais quoi designer!). Bon, faut dire que je prenais le temps de placer toutes les feuilles et de le faire avec mon petit thé à côté, mais ça pourrait facilement me prendre plus de temps si je devais partir de rien.

Il arrive que je ne travaille pas sur le groupe pendant des semaines et, parfois, j’ai des phases intenses comme vers le printemps où il y a plusieurs lancements d’activités. *En fait, c’est plutôt moi qui me met 4 activités dans les pattes et après ça, je me maudis et j’apprends jamais. XD* Donc, sur une période plus normale, à chaque semaine, je peux consacrer, environ, 3 heures pour Québec Livresque.

Je pense à des activités genre 3 mois à l’avance, tout dépendant de la complexité. Ayant du temps, je monte petit à petit mes éléments visuels, mes informations... et je ne suis pas pressée par le temps. À part, les challenges Pige m’en 3 où il y a des dates à tenir en compte, j’ai la liberté de lancer les activités dans le mois/saison que je veux.

Toutefois, dès que j’annonce des dates, c’est important pour moi d’être assidue sur ce que je dis. Quand je dis une chose, c’est que je vais m’y tenir à moins d’un imprévu majeur. Dans ce temps-là, je repousse à une prochaine disponibilité.

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Mes outils

1. Tout ce dont j'ai besoin est dans le dossier Québec Livresque. Surtout s'il s'agit d'une activité que j'ai déjà organisée. Dans ce cas, j'ai juste besoin de dupliquer mes fichiers Word existant et je repars sur une nouvelle organisation. Ça me prend beaucoup moins de temps ainsi! 

2. Au début en 2013, j'écrivais mes idées dans le "superbe" calepin orange (que j'ai depuis l'enfance). "À l'époque" aucune activités n'avaient été créés et quand j'en organisais une, j'inscrivais les participantes (c'était surtout des filles). Aujourd'hui, je ne fais plus ça, mais je garde toute même une trace des activités durant l'année dans mon bullet journal.

3. J'utilise aussi l'application Trello pour tout ce qui est saisonnier. Là-dedans, j'ai une colonne pour Québec Livresque, mais aussi une pour mon blog Petite Bulle, ma page Facebook + Instagram, Mes priorités... Bref, c'est un aide mémoire pour les idées à ne pas oublier et c'est généralement moins détaillées que dans mon bullet journal. J'ai un système de couleur de ce qui est En cour, Non commencé, En attente... et je peux ajouter des échéances. C'est génial comme outil et visuellement bien fait.

4. Physiquement, j'ai aussi mon tableau chez moi où j'inscris les activités ayant des dates et je m'en sert comme un rappel. D'ailleurs, le calendrier de mon ordinateur a été programmé avec toutes les dates concernant les quatre challenges Pige m'en 3. Alors quand les inscriptions sont dû, j'ai une notification qui pop!

Bonus. Pour finir, ceci n'est pas tant utile pour mon organisation, mais c'est plutôt intéressant quant au groupe : La page des Insights du groupe. Une page qui n'existait pas il y a 5 ans. Ça enregistre toutes les informations, statistiques, bref tout ce qui se passe au fil du temps. Je peux vous dire que Québec Livresque est en bonne santé!

En résumé, être admin :

Accepter les demandes d’admissions : il m’arrive d’en refuser soit parce qu’il habite clairement pas au Québec (après une petite recherche dans leur profil), soit parce que ça fait un mois qui ne réponde pas à la question et je me tanne ou soit ce sont des personnes qui sont dans 130 groupes et que je ne crois pas au fait qu’ils seront plus assidu dans le nôtre. Qualité avant quantité!
Répondre aux questions des membres : ou des cas particulier ex : Suzie qui veut mon accord pour son challenge saisonnier ou un membre qui me demande l'autorisation de publier un article...
Jasez avec le comité de l’organisation, idées, nouvelles, projets : En privé, je leur annonce les activités à venir ou les nouvelles. Certaines ont des projets qu'elles partagent. Pour ma part, si je prend l'exemple du concours pour les 5 ans du groupe, elles m'ont aidé à déterminer ce qui serait le mieux ou les aspects les plus logiques. J'essai d'avoir une conversation par saison avec le comité quand j'ai quelque chose à annoncer.
Créer, organiser et mettre à jour les activités : challenges, swap, LC, livre voyageur, concours… 
Mettre à jour les fichiers : blogs, comité, activité en cour...

Fun fact / Souvenir

J’organise beaucoup plus à mon travail qu’à la maison. Le 3/4 de l’organisation d’une activité est dans ma tête. Donc, il se peut qu’il y ait un Word d’ouvert à quelque part sur mon ordi et j'inscris une idée qui me POP à l’occasion. Très souvent, je m'envoi des fichiers de mon courriel professionnel à personnel. Comme quoi Québec Livresque est toujours présent dans ma tête. :P

Un souvenir lors de la première soirée du groupe :
Le 18 mars 2013 alors que nous étions qu'une vingtaine d'inconnues, c’était possible de lancer une conversation incluant tout le monde dans les options du groupe (aujourd'hui ce n'est plus possible). Alors, au travers de nos bla bla, j’avais fait un quizz en faisant deviner des titres de livres ou des noms d'auteurs aux membres juste pour le fun. Je me souviens que j'avais passée cette première soirée dans ma chambre d’étudiante à Sherbrooke pendant ma dernière année d’étude. Ainsi, le groupe était né!

Foire aux questions

Élodie m'avait posé quelques questions.

Est-ce que ça ressemble à ce que tu avais en tête avant de lancer le groupe?
Je n’avais rien de précis au départ. Je voulais que ce soit des activités et nous avons recyclé l’idée du challenge Livra 2 pour pal addict sur Livraddict pour le challenge Pige m’en 3 et je pense que ça m'a donné l’élan pour la suite.

Qu'aimes-tu le plus de cette fonction et qu'aimes-tu le moins?
Je suis fière quand je lance un concours, un challenge, une lecture commune et que plusieurs embarquent. Le sentiment de communauté est fort présent dans ce temps-là. C’est la base même du groupe (ça inclut aussi les rendez-vous gérés par les membres du comité organisatrices).
J’aime moins quand il arrive des malentendus. Certaines personnes viennent se plaindre (et c’est correct) de quelqu’un mais moi en tant qu’admin je dois être "politically correct". XD Donc, je lui écris un beau petit message diplomatique lui expliquant que certains membres n’aiment pas tel geste ou tel post pour X raison. C’est en général, bien reçu (heureusement pour moi).

Comment arrive-tu à jongler entre vie hors web, blog, lecture, page à gérer, etc?
J’ai en quelques sortes des plages horaires. Tous les midis, à ma job, sont consacrés soit à mon blog, à Québec Livresque ou à la lecture. Donc, ça fait un 5 heures juste là. La fds, chez moi, étant super matinale, je suis capable de travailler de 8h à 10h30 samedi et/ou dimanche. Donc, un 2h30 à 5h encore là.
Je travaille rarement les soirs de semaine sauf si je dois peaufiner une activité avant son lancement. Mais, au besoin, j’ai accès à un autre 10h. À moins que ce soit une nouvelle activité, en général, le ¾ du travail a déjà été fait (dans mon dossier Québec Livresque), il faut simplement que j’update les dates et hop je relance le tout.

Qu'elles sont tes plus grandes sources d'inspiration pour les activités?
Quelques idées viennent de chez Livraddict. XD Par exemple : les swaps, les lectures communes, les IRL et le célèbre « Livra 2 pour pal addict » (Pige m’en 3). Sinon, ceux qui viennent de notre cru, il y a « Donner au suivant » (idée de Leslie), le « Livre voyageur », « l’histoire voyageuse » (dont un jour je vais m’acharner à le réaliser au complet!) et certains challenges dont le challenge Serial Killer fait par moi ou les challenges saisonniers fait par Suzie. Donc, je dirait un gros 50/50 entre inspiration venant d'ailleurs et nos cerveaux. 

As-tu un projet quelconque pour agrandir nos rangs ou tu trouves qu'on est bien ainsi? 
Pas vraiment. Je ne fais pas de publicité avec le groupe afin d’attirer les gens. Je peux mentionner qu’il existe quand j'en parle et expliquer ce qu’on fait, mais sans plus. Ceux qui font une demande d’admission, j’ignore où ils aperçoivent le groupe, mais une chose est sur, c’est que ça vient de leur plein gré. Donc, j’affiche mais ne sollicite pas. En bon québécois : j'achale personne. ^^
Petit scoop : J’ai désigné un chandail que je compte mettre pendant les IRL, Salon du livre, les événements… Je commence à afficher le groupe après toutes ces années. :P

Aimerais-tu éventuellement monter un site à la Livraddict version Qc?
Hmm à la fois un forum, un profil de suivi lecture personnelle, un magasin virtuel de livre, c’est tentant! C’est sur que j’aimerais un site dynamique pour le Québec et qu’on soit reconnu. Mais, il me manque des ressources, je ne saurai pas par où commencer et si je le veux vraiment. C’est énorme comme projet. XD
Pour un simple forum, j’avais commencé un projet qui a été mis sur la glace, finalement.  Mais même si je lançais un forum, un site ou autre… je ne pourrai pas le faire fonctionner seule en plus du groupe, mon blog, ma vie, mes projets… Il faudrait que j’en discute avec des gens intéressés, mais je pense pas faire ça pour tout de suite.

Mot de la fin

Merciiii! Ce fût un article long à réaliser et désolé du délais que ça m'a prit. Techniquement, il était dû vers avril 2018. J'aurais aimé inclure les étapes de la création d'une activité, mais je pense que ça aurait été de trop. Surtout qu'aujourd'hui, je ne fais que copier/coller un fichier word d'une activité existante. J'inscris de nouvelles dates et voilà. Rien de bien complexe. Toutefois, si vous avez des interrogation plus spécifiques, venez me demander. :)

À un prochain article dans Mes bulles personnelles. :)